会計法では、会計帳簿やその他文書を作成後、それらを保存する義務があります。会計帳簿とは、仕訳帳、総勘定元帳等のことを指します。作成された会計帳簿やその他文書には、それぞれ保管期間が定められています。

［財務諸表作成に直接的に使用する書類］

●保存期間：10年

●保管書類：会計帳簿や監査報告書等です。

その他、会社設立関連書類や固定資産除却関連書類、M＆A関連書類等会社にとって重要だと思われる書類等も保管が必要です。

［財務諸表作成に間接的に使用する書類］

●保存期間：5年

●保管書類：見積書、契約書、請求書や納品書、入庫・出庫記録等です。

実務上、書類の重要性によって法定保存期間を終了後もそれぞれの企業の任意で書類の保管を 行っている企業もあります。

例えば、歴史的、国家安全、国防文書のような書類等は永久保存とされているようです。

日本では税法上、原則7年、繰越欠損金がある場合は9年とされ、会社法上は10年とされています。保存方法は、電子媒体もしくは印刷して紙媒体での保管が可能です。

ただし、税務調査等で政府当局からの提出が求められた際、印刷して紙で提出する場合があります。

［会計帳簿保管の留意点］

保存期間に違反がある場合や、虚偽記載があった場合には、2,000万ドン以下の過料が科されます。 会計書類は、外部企業との取引に関する義務的書類と内部の取引に関する任意書類の2種類があります。

ベトナムにおいては、帳簿・伝票類登録は事前認可制度となっています。日本企業は、採用する会計原則の登録または補足について、財務省に申請しなければなりません。申請は自社で行うかまたは会計事務所に依頼することが可能です。申請書の様式は財務省のウェブサイトからダウンロードできます。